Comparer les coûts d’une offre cloud et d’une offre on premise : la méthode de calcul

Lorsque vient le moment de choisir un logiciel ou un ERP, une question revient toujours : faut-il opter pour une solution cloud (hébergée à distance) ou une solution on premise (installée sur vos serveurs) ?

À première vue, les offres cloud paraissent plus abordables. Mais est-ce vraiment le cas à long terme ? À l’inverse, une solution on premise peut sembler coûteuse à l’achat, mais rentable sur plusieurs années.

La vérité, c’est que comparer ces deux modèles demande une méthode rigoureuse. Voici comment faire un calcul simple, compréhensible et fiable pour prendre la bonne décision.

Le bon indicateur pour comparer c'est le TCO (Total Cost of Ownership), autrement dit le coût total de possession.

Il s’agit de calculer :

• Les coûts initiaux

• Les coûts récurrents

• Les coûts cachés ou indirects

• Et d’intégrer une projection sur 3 à 5 ans

✔️ Coûts directs

• Abonnement mensuel ou annuel (souvent par utilisateur)

• Modules ou options supplémentaires

• Frais d’activation ou d’installation initiale (parfois inclus, parfois non)

🔁 Autres coûts récurrents

• Maintenance, mises à jour, support technique (souvent inclus dans l’abonnement)

• Sauvegardes, stockage, accès mobile

Exemple de calcul :
Coûts initiaux

• Frais d’implémentation et de formation : 3 500 €

• Abonnement : 70 €/utilisateur/mois → 70 x 20 = 1 400 €/mois

• Intégration API ou modules tiers : 2 000 €

Coûts récurrents (5 ans)

• Abonnement annuel : 1 400 x 12 = 16 800 €

• Sur 5 ans : 16 800 x 5 = 84 000 €

Total TCO sur 5 ans

• 3 500 (setup) + 2 000 (intégration) + 84 000 (abonnement) = 89 500 €

✔️ Coûts directs

• Licence logicielle (achat définitif ou renouvelable)

• Coût du serveur ou des équipements IT (au prorata des besoins du logiciel en question)

• Installation et paramétrage

🔁 Coûts récurrents

• Maintenance technique et mises à jour

• Sécurité, sauvegardes, gestion du serveur

• Support ou assistance externe (si pas d’équipe IT en interne)

🔧 Coûts cachés

• Immobilisation financière importante

• Risques de panne ou d'obsolescence

• Mobilité limitée (accès distant compliqué)

Exemple de calcul :
Coûts initiaux

• Licence ERP (achat définitif) : 30 000 €

• Serveur + stockage + matériel réseau : 10 000 €

• Installation + paramétrage : 6 000 €

• Formation utilisateurs : 3 000 €

Coûts récurrents (5 ans)

• Maintenance annuelle (contrat de support + mise à jour) : 4 000 €/an → 20 000 €

• Coûts indirects IT (salaires, interventions ponctuelles, pannes) : environ 2 000 €/an → 10 000 €

Total TCO sur 5 ans

• 30 000 + 10 000 + 6 000 + 3 000 + 20 000 + 10 000 = 79 000 €

Avant de choisir, faites votre propre tableau de coûts sur 5 ans. Pensez à tout : abonnements, matériel, maintenance, temps passé.

Et si vous doutez, faites-vous accompagner par un prestataire de confiance, qui connaît les réalités des PME.